Das neue Teammitglied kommt. Zeit, Ihren strukturierten Onboarding-Prozess zu starten, und ihn oder sie schnell mit an Bord zu holen! Wir verraten Ihnen, wie Ihre Onboarding Best Practice aussehen kann, warum Sie das Preboarding keinesfalls vergessen dürfen und warum es sich lohnt, auch einen bewährten Onboarding-Plan immer wieder zu überarbeiten.
Der erste Eindruck zählt: Wer schon vor dem ersten Tag beim Einstieg persönlich unterstützt wird, kommt nicht nur schneller in der neuen Jobposition an, sondern bleibt im Durchschnitt auch länger und glücklicher im Unternehmen. Umso wichtiger ist ein strukturierter Onboarding-Prozess für den Unternehmenserfolg.
Soweit die Theorie. Sie möchten nun Ihre Onboarding-Ideen in die Tat umsetzen und einen maßgeschneiderten Onboarding-Plan erstellen, der standardisiert in Ihrem Unternehmen angewendet werden kann. Wie dieser konkret aussehen könnte und warum es zur Onboarding Best Practice gehört, regelmäßig Feedback Ihrer neuen Mitarbeitenden einzuholen und Ihren Plan entsprechend anzupassen, verraten wir Ihnen!
Ein Onboarding ist eine umfangreiche Sache – das ist schließlich auch der Jobstart! Deshalb sollte Ihr Onboarding nicht erst am ersten Arbeitstag beginnen, sondern am besten schon einige Wochen vorher.
Tolle Ideen für Ihren Onboarding-Plan
Welcome Packages, CEO-Messages und mehr: Mit Preboarding in Ihre Onboarding Best Practice starten
Beim Preboarding geht es nicht nur darum, den Arbeitsvertrag, das Jobticket und so weiter rechtzeitig zu verschicken, sondern die Vorfreude ihrer neuen Mitarbeitenden zu wecken. Wie wäre es mit einem Begrüßungsgeschenk, das sogar zu Ihrer Firma passt? Ob Jutebeutel mit Firmen-Logo, Notizbücher für die Einarbeitung, coole Wasserflaschen oder klassisch Schokolade: Hier ist für jedes Budget etwas möglich. Es gibt sogar Unternehmen, die individuelle Onboarding-Boxen als Welcome Package anbieten.
Bei Geschenken gilt natürlich genau wie im Privaten: Auch eine herzliche, persönliche Karte kann Freude machen und Wertschätzung zeigen. Oder wie wäre es mit einer digitalen Welcome Message? Ein kurzer Videoclip, in dem Führungskraft, CEO oder Teamleader eine Willkommensbotschaft ans neue Teammitglied richtet und etwas über die Unternehmensvision erzählt, erschafft schon im Preboarding eine positive Verbindung.
Damit Ihre neuen Mitarbeitenden am ersten Arbeitstag erfolgreich durchstarten können, sollten Sie im Preboarding außerdem wichtige Fragen zu Anfahrt, Tagesablauf und Erwartungen klären. Schicken Sie eine E-Mail oder einen Brief mit allen wesentlichen Informationen zum Jobstart, sodass Ihr neues Teammitglied alles auf einen Blick parat hat: Wo muss ich wann sein, was muss ich mitbringen und worauf kann ich mich an meinem ersten Tag einstellen?
Buddy-System, Team-Lunch und definierte Ziele: So wird der erste Arbeitstag zum Erlebnis
Es ist so weit: Ihr neues Teammitglied ist da und nach einem herzlichen Willkommen beginnt die nächste Phase des Onboarding-Prozesses: die Orientierungsphase.
Mit einem Buddy-System stellen Sie sicher, dass Ihr neues Teammitglied immer weiß, an wen es sich bei Fragen wenden kann. Der Buddy, Guide oder auch Mentor kann die gleiche Person sein, die zentral für das Onboarding zuständig ist, es bieten sich aber auch Teamleader an oder Mitarbeitende, die in einer ähnlichen Position gestartet sind.
Der erste Arbeitstag – der berühmte erste Eindruck – ist dabei besonders wichtig. Vermeiden Sie, dass er durch zu viele administrative Aufgaben überfordernd oder langweilig wird. Verschieben Sie nötige Theorie und "trockene" Lernprozesse lieber in die kommenden Tage. Besprechen Sie stattdessen kurz die Ziele für die nächsten Wochen: Was muss ich wann lernen und wie erarbeite ich mir dieses Wissen? Wenn nicht schon im Preboarding erledigt, lassen Sie Ihr neues Teammitglied den Onboarding-Plan einsehen.
Setzen Sie insgesamt auf ein aktives, soziales Willkommens-Erlebnis. Planen Sie zum Beispiel ein gemeinsamen Team-Lunch ein und zeigen Sie Ihre Unternehmensräume. Dafür sollten auch die anderen Teammitglieder sich Zeit nehmen dürfen.
Kein Onboarding ohne Feedback, Feedback, Feedback!
Ermuntern Sie Ihre neuen Mitarbeitenden und auch alle ins Onboarding involvierten Mitarbeitenden, Ihnen regelmäßig Feedback zum Prozess zu geben – nicht erst, wenn er abgeschlossen ist. Wo entstehen Reibungen und Stress? Wo müssen Sie für einzelne Arbeitsschritte mehr Zeit einplanen und wo können Sie Ihrem neuen Teammitglied ruhig schon mehr zutrauen?
Das gilt einerseits für den Prozess selbst, aber auch für die ersten Tage und Wochen. Geben sie dem neuen Teammitglied regelmäßig Feedback. Denn Feedback ist die Basis, um sich weiterzuentwickeln. EasyAnswer kann hier ebenfalls unterstützen. Das konfigurierbare Training in virtueller Realität kann im Onboarding-Prozess Produktwissen abfragen, beim Verinnerlichen der Unternehmenswerte unterstützen und Feedback geben. Integrierte Feedback-Funktionen ermöglichen es, direkt in der virtuellen Umgebung Rückmeldungen zu geben – z. B. zu Verständlichkeit, Umfang oder Relevanz einzelner Inhalte.
Die nächste Phase: Onboarding Best Practice für die nächsten Wochen
Nach einigen Wochen bis Monaten hat sich Ihr neues Teammitglied eingelebt und -gearbeitet. Das Onboarding läuft anschließend in die Integrationsphase aus. Jetzt geht es darum, in die Zukunft zu schauen: Wie geht es gemeinsam weiter? Interne Weiterbildungen und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen sollten nun auf dem Plan stehen.
Auch hier bietet EasyAnswer einen idealen Einstiegspunkt: Die Anwendung kann kontinuierlich erweitert und modular bespielt werden – etwa mit neuen Fragen, Standardsituationen oder Unternehmensupdates. Neue Mitarbeitende bleiben so nicht nur informiert, sondern erleben Weiterbildung als selbstbestimmte, moderne Erfahrung.
Einmal aufgesetzt, immer gut? Warum zur Onboarding Best Practice gehört, Ihren Onboarding-Prozess regelmäßig zu überarbeiten
Best Practice bedeutet, Ihren Onboarding-Prozess stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Denn ein modernes Onboarding will ja gerade weg von starren analogen Richtlinien, die stoisch abgearbeitet werden. Es soll daher aktuell sein sowie flexibel, um auf die individuellen Bedürfnisse neuer Teammitglieder einzugehen.
Nicht jeder Mensch kann am Tag gleich viele Informationen aufnehmen! Einige neue Mitarbeitende lernen womöglich besser im Team, andere selbstständig – auch das lässt sich mit EasyAnswer abbilden: Die Anwendung erlaubt es, im eigenen Tempo zu lernen, mit realitätsnahen Entscheidungssituationen zu üben und Wissen spielerisch zu festigen.
Außerdem sollte Ihr Prozess einige Sonderfälle berücksichtigen, etwa Mitarbeitende, die komplett remote arbeiten oder nach längerer Pause wieder einsteigen. Davon können auch Mitarbeitende betroffen sein, die nach einer Pause zurück an den Arbeitsplatz kehren. Auch sie profitieren von einem Onboarding-Prozess, der flexibel auf ihre Bedürfnisse eingeht und ihre Geschichte im Unternehmen berücksichtigt. EasyAnswer liefert hier klare Vorteile: Die virtuelle Umgebung ist jederzeit zugänglich, unabhängig vom Ort oder vom Endgerät. Die Inhalte können barrierearm und nutzerfreundlich gestaltet werden.
Moderne Tools und Technologien in Onboarding Best Practice
Im Zeitalter von Homeoffice und Remote Work sind digitale Lösungen im Onboarding ein Muss. Die E-Mail ist dabei schon fast überholt, digitale Arbeitskultur und -werkzeuge sind längst komplexer geworden.
Im Onboarding-Prozess können Sie heute auf Tools setzen, die neue Mitarbeitende auch aus der Entfernung schneller überzeugen, einbinden und weiterbilden. Chatbots beantworten automatisiert häufige Fragen, E-Learning-Plattformen ermöglichen Lernen im individuellen Tempo.
Besonders innovativ: EasyAnswer, die immersive VR-Lösung für Job-FAQ, Praxiswissen und prozessbezogene Schulungen. Statt PDFs zu wälzen, erleben neue Mitarbeitende die wichtigsten Informationen direkt und interaktiv. Ob Compliance-Regeln oder typische Arbeitssituationen: Die Inhalte werden realitätsnah vermittelt, im virtuellen Raum, aber mit echtem Impact.
Onboarding ist eindeutig mehr als nur eine kurzfristige Starthilfe. Mit Ihrer Onboarding Best Practice, digitalen Tools und zukunftsweisenden Anwendungen wie EasyAnswer sorgen Sie dafür, dass aus neuen Mitarbeitenden langfristige Leistungsträger werden, die von Anfang motiviert, informiert und begeistert sind.
