Digitales Onboarding: Wie Unternehmen davon profitieren
Endlich geht der neue Job los! Doch immer langsam: Wer im Unternehmen anfängt, muss natürlich erstmal eingearbeitet werden. Leider bindet der Onboarding-Prozess in Unternehmen oft viel Zeit und Ressourcen. Digitales Onboarding soll dieses Problem lösen.
Bestimmt erinnern auch Sie sich noch daran, wie Sie in Ihrem Unternehmen angefangen haben: Die ersten Tage und Wochen im neuen Job sind eine richtige Herausforderung! Auf der sozialen Ebene wollen neue Namen und Gesichter gemerkt werden, auf der Arbeitsebene kommen zahlreiche Tools, Aufgaben und Prozesse ins Spiel, die möglichst schnell gemeistert werden wollen.
Im Idealfall gibt es im Unternehmen erfahrene Mitarbeitende, die den "Neuen" nicht nur mit Rat und Tat zur Seite stehen, sondern mit Ihnen ein strukturiertes Onboarding durchführen, um sie reibungslos ins Unternehmen zu integrieren. Ein derartiger fest implementierter Einarbeitungsprozess macht sich nämlich bezahlt: Eine Studie der US-amerikanischen Aberdeen Group fand heraus, dass Unternehmen, die einen entsprechenden Onboarding-Prozess durchführen, über 90 % der eingestellten Mitarbeitenden über das erste Jahr hinaus halten konnten.
Doch viele moderne Unternehmen denken Onboarding längst noch weiter. Standardisiert soll es sein – und digital.
Wie unterscheidet sich digitales Onboarding vom klassischen Onboarding?
Besonders relevant wurde digitales Onboarding während der Covid-Pandemie, als die Einarbeitung vor Ort oft gar nicht mehr möglich war. Eine Studie von Haufe zeigte, dass 23 % der befragten Unternehmen 2020 digitale Onboarding-Tools nutzten, um neue Mitarbeitende im Homeoffice einzubinden – fast doppelt so viel wie noch im Jahr davor
Während neue Mitarbeitende beim klassischen Onboarding vor Ort sein müssen, um etwa zu lernen, wie Tools und Maschinen bedient werden müssen oder Arbeitsabläufe aussehen sollen, findet das digitale Onboarding ortsungebunden statt – digital eben. So können auch Mitarbeitende, die remote arbeiten oder noch nicht vor Ort sein können, rasch mit "an Bord" geholt und erfolgreich ins Unternehmen integriert werden. Der Personalaufwand vor Ort wird eingespart, die digitale Einarbeitung kann, wenn die entsprechenden Onboarding-Inhalte digital hinterlegt sind, von einer Person betreut werden – ohne, dass das Soziale zu kurz kommt, da der Kontakt zu anderen Mitarbeitenden etwa in Chatgruppen, in Online-Meetings und über kurze Vorstellungsrunden trotzdem möglich ist.
Digitales Onboarding hat weitere Vorteile. Zum Beispiel die Flexibilität, mit der neue Mitarbeitende eingearbeitet werden können, etwa über Trainingsvideos und andere Lerninhalte auf entsprechenden Plattformen. So können viele Fragen auch ohne persönliche Betreuung geklärt werden, Mitarbeitende können in ihrem eigenen Tempo lernen und müssen nicht im Büro sitzend darauf warten, dass jemand Zeit hat, ihnen einen Ablauf zu erklären.
Wie könnte unser erfolgreiches digitales Onboarding aussehen?
Digitales Onboarding beginnt schon beim Preboarding
Digitales Onboarding muss nicht am ersten Arbeitstag anfangen! Viele Unternehmen nutzen das sogenannte "Preboarding". Neue Mitarbeitende erhalten in diesem Rahmen zum Beispiel ein Willkommenspaket mit Grußschreiben ("Wir freuen uns auf Sie!"), in dem sie schon vor Arbeitsantritt Wichtiges zu Tagesablauf, Unternehmenswerten und mehr erfahren und eine Roadmap für ihr Onboarding erhalten. Das zeigt nicht nur wichtige Wertschätzung, sondern hilft auch dabei, gut vorbereitet in den ersten Arbeitstag zu starten. Bei Ihnen steht demnächst eine Firmenfeier an? Dann laden Sie den neuen Kollegen oder die neue Kollegin doch jetzt schon dazu ein!
Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Fortschritt-Quizze und Wikis nutzen
Einige Unternehmen haben eigene Onboarding-Plattformen eingerichtet. Neue Mitarbeitende können dort etwa über eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung in Text- oder Videoform neue Arbeitsabläufe lernen – und dank zum Beispiel To-do-Listen und Quizzes genau verfolgen, welche Fortschritte sie bereits gemacht haben und wo sie noch Unterstützung benötigen. So bekommen sie ein viel besseres Gefühl dafür, wie gut sie bereits ins Unternehmen eingebunden sind, statt sich im Büro "alleingelassen" zu fühlen, wenn Sie als fürs Onboarding zuständige Ansprechperson gerade nicht da ist. Und natürlich können auch Sie verfolgen, wie gut sich der oder die "Neue" schon ins Unternehmen eingefunden hat.
Die menschliche Komponente nicht vergessen: Der perfekte Ansprechpartner für digitales Onboarding
Onboarding-Plattformen und -Guides lassen sich perfekt durch ein firmeneigenes Online-Wiki ergänzen, in dem sich neue Mitarbeitende, aber natürlich auch alle anderen über Prozesse, Tools, Leitfäden und mehr informieren können. Aber: Ein persönlicher Ansprechpartner oder Mentor, an den sich neue Mitarbeitende bei Fragen oder Sorgen wenden können, ersetzt ein solches Wiki natürlich nicht. Auch für die soziale Nähe ist eine Person, die speziell fürs digitale Onboarding zuständig ist und regelmäßig persönliches Feedback gibt, essenziell, denn das Menschliche soll schließlich nicht wegfallen.
Ist da noch Luft nach oben? – Feedback erfragen und umsetzen
Feedback ist ein weiterer wichtiger Baustein eines erfolgreichen Online-Onboardings. Dabei müssen sowohl neue Mitarbeitende automatisierte und ergänzend persönliche Rückmeldungen erhalten als auch Sie als zuständige Person für den Onboarding-Prozess. Daher sollten Sie spätestens beim Abschluss des Onboardings bei neuen Teammitgliedern Feedback einholen: Was hat gut geklappt, was können wir zukünftig noch besser machen? Setzen Sie entsprechende Änderungen zeitnah um – und denken Sie heute schon darüber nach, wie Sie Ihr Onboarding proaktiv verbessern können. Wie wäre es zum Beispiel mit neuen digitalen Technologien, die das Lernen verbessern?
Operationen üben und Rhetorik schärfen: Warum Virtual Reality als Onboarding-Tool so wertvoll ist
Während wir über Video-Calls zwar die Möglichkeit haben, aus dem Homeoffice ein Büro zu "besuchen", ist das natürlich trotzdem nur begrenzt immersiv, also etwas, in das man gut "eintauchen" und die Realität vergessen kann (vom Englischen "to immerse"). Hier kommt VR ins Spiel!
Virtuelle Einarbeitung ist der nächste Schritt des digitalen Onboardings. Er kann ganz einfach beginnen: Brille aufsetzen und das richtige Programm auswählen und schon kann das virtuelle Onboarding losgehen.
Wer mit VR lernt, lernt bewiesen effizienter
Noch wichtiger wird Virtuelle Realität beim Lernen: VR-geschulte Teilnehmende bewiesen in einer Studie eine 250-%-ige Verbesserung ihrer Erinnerungsfähigkeit gegenüber traditionell geschulten Teilnehmenden. Während letztere sich nur zu 20 % gemerkt hatten, wie sie eine bestimmte Aufgabe lösen mussten, wussten es aus der VR-Gruppe noch 70 %! In einer anderen Studie machten Chirurginnen und Chirurgen sechsmal weniger Fehler, wenn sie eine Prozedur mit VR gelernt hatten.
Auch, wenn in Ihrem Unternehmen keine Operationen durchgeführt werden: Wirksames VR-Training lässt sich in fast allen Bereichen anwenden! Wirksames VR-Training lässt sich in fast allen Bereichen anwenden! Mit der VR-Brille können neue Mitarbeitende im Rahmen eines digitalen Onboardings das Unternehmen sowie die Unternehmenskultur besser kennenlernen und Fragen unabhängig von Kollegen oder Vorgesetzten klären. In der Regel ist das sogar orts- und zeitunabhängig und somit effizienter. Das Beste: Haben Sie einmal eine Lizenz für ein Training erworben, können es auch weitere Mitarbeitende absolvieren, ohne dass sie mehrfach einen Workshop bezahlen müssen.
Digitales Onboarding gelingt dank VR auch im Soft-Skill-Bereich
VR unterstützt nicht nur beim Erlernen von Fachwissen, sondern auch im digitalen Onboarding neuer Mitarbeitenden. Mit dem Programm EasyAnswer können Unternehmen verschiedene Onboarding-Trainings konfigurieren und dadurch die Einarbeitungszeit effizienter gestalten.
Wie sieht das konkret aus? Der neue Mitarbeiter setzt sich eine VR-Brille auf und steht vor einem Avatar, der ihn zum Beispiel zum Produktwissen abfragt. Der neue Mitarbeiter übt, souverän und kompetent auf diese Fragen zu antworten, und bekommt direktes Feedback zu seiner Antwort. So wird Produktwissen nicht nur theoretisch vermittelt, sondern gleich trainiert. Und das ohne dass ein neuer Mitarbeiter sofort in der Realität mit echten Kunden konfrontiert wird.
Neben Produktwissen können natürlich auch spezifische Unternehmenswerte trainiert werden. Stellen Sie sich vor, sie haben als Unternehmen die Werte Teamerfolg und Fokus. Stellen Sie sich vor, ein Kollege benötigt dringend Ihre Hilfe, während Sie gleichzeitig an einer anderen wichtigen Aufgabe arbeiten. Was kommunizieren Sie dem Kollegen? Mithilfe konkreter Fälle können Situationen aus dem Arbeitsalltag in der virtuellen Umgebung trainiert werden und ganz nebenbei verinnerlicht der neue Mitarbeitende die Unternehmenswerte dadurch.
Das Training lässt sich individuell über einen Fragebogen anpassen, sodass spezifische Unternehmensinhalte oder Prozesse abgebildet werden können. So entsteht eine effektive und interaktive Einarbeitung, die Wissen festigt, Sicherheit gibt und unabhängig von Ort und Zeit durchgeführt werden kann.
Und wie sieht die Zukunft Ihres digitalen Onboardings aus?
2020 haben schon 23 % der befragten Unternehmen die Möglichkeiten von Digital Onboarding genutzt. In der Ära von Digitalisierung, Homeoffice und mobiler Arbeit werden es immer mehr werden.
Ein strukturiertes Online-Onboarding hat dabei für alle Seiten Vorteile: Mitarbeitende können weiter das beliebte Homeoffice nutzen und sich trotzdem gut integriert wissen und Unternehmen können "Neue" schneller und effizienter an Bord holen als mit alten Offline-Prozessen. Moderne Tools und Technologien wie die VR-Brille ermöglichen ein effizienteres Lernen und Weiterbilden für alle Mitarbeitenden, machen zudem richtig eingesetzt Spaß und Motivation und steigern damit die Arbeitgeberattraktivität.
Vielleicht greifen ja auch Sie und Ihre Mitarbeitenden bald zur VR-Brille? Wir wünschen Ihnen auf jeden Fall schon jetzt viel Erfolg für Ihr nächstes digitales Onboarding!
